¿Quieres saber cómo optimizar tu equipo de atención al cliente?
¡Hola! Hoy venimos con 6 tips fundamentales para el correcto funcionamiento de tu equipo de atención al cliente.
El trabajo de atención al cliente, es una tarea de mucha responsabilidad, ya que cada día, prácticamente, se parte de cero.
Cada cliente es diferente y tu equipo tiene que estar informado y formado al 100% de tu producto o servicio. Además, las personas de tu empresa que formen parte de este departamento deberán ser empáticas y eficaces en la resolución de problemas.
Estos 6 tips te van a venir fenomenal para que los puedas implementar en tu equipo de atención al cliente:
- Aplica la escucha activa:
Detrás de cada llamada, hay un cliente que tiene un problema, pregunta o preocupación y por norma general, necesita y quiere respuestas inmediatas.
El cliente necesita sentirse comprendido, escuchado y atendido.
La escucha activa es un aspecto fundamental que puede desarrollarse practicando de forma diaria con tus compañeros de trabajo, familia y amigos.
Deberás abordar la conversación con el objetivo de aprender algo y centrarte en ayudar al cliente. Después de que éste termine de hablar, debes hacer preguntas aclaratorias que te ayuden a asegurarte que comprendiste lo que realmente te está demandando. Termina con un resumen rápido de vuestra conversación para afianzarla.
Una de las cualidades de tu equipo de trabajo de atención al cliente, es la empatía.
Es fundamental entender cómo se siente el cliente y de dónde viene.
Es verdad, que hay personas que nacen con la naturaleza de la empatía y si no, es una habilidad que se puede adquirir a través del trabajo y la formación específica.
- Utiliza siempre un lenguaje positivo.
Las palabras son poderosas y el positivismo es capaz de relajar a un cliente estresado o enfadado. Además, si tu equipo de atención al cliente es positivo, lograrán crear relaciones laborales de confianza con tus clientes y eso ayudará a aumentar tu productividad y por supuesto tu cuenta de resultados.
- Da respuestas efectivas.
Tu equipo no puede quedarse sin respuestas ante un cliente. Es la regla de oro del departamento de atención al cliente de cualquier empresa.
Una herramienta muy buena es contar con un CRM donde te permitirá guardar todo el historial de conversaciones con tu cliente e incluso escribir su forma de ser, comportamiento y tipo de persona. Es como tener la descripción del buyer persona en cada uno de tus clientes.
Es necesario que tu equipo de atención al cliente esté bien formado no solo en tu producto si no en habilidades personales aplicadas a la empresa.
- Comunícate de forma concisa.
Es fundamental que tu equipo sepa comunicarse correctamente con el cliente, tanto a nivel verbal como escrito.
Las respuestas a los clientes deben ser claras, concisas y educar la voz para tener un tono natural y que no esté sobreactuado.
Los clientes no quieren demasiadas explicaciones, si las piden hay que dárselas, pero si no, no. El cliente lo único que quiere es resolver sus problemas o dudas rápidamente.
- Analiza la retroalimentación de cada atención al cliente.
La mejor manera de que tu equipo entienda si su atención al cliente es eficaz, es conocer que opinan realmente tus clientes.
Realizar encuestas para hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo es una acción muy productiva.
También te permitirá hacer un análisis de tus fortalezas y debilidades en tu departamento de atención al cliente